Cómo exponer

¡Sáquele el máximo partido a su evento!

Para tener éxito en una feria, no basta con reservar un espacio e instalar un stand. La comunicación ocupa un lugar primordial. El tiempo que invierta en la preparación y organización tendrá su recompensa. A continuación, encontrará los puntos sobre los que ha de reflexionar antes, durante y después de la feria.

1. ¿Por qué deseo participar en la feria?
2. ¿Cómo puedo responder a las principales aspiraciones de los visitantes?
3. ¿Qué debo tener en cuenta al elaborar mi plan estratégico?
4. ¿Cuál debe ser mi presupuesto para la feria?
5. ¿Qué medidas de comunicación debo adoptar?
6. Trucos para tenerlo todo a punto

1. ¿Por qué deseo participar en la feria?

Para…

• Mostrar mis nuevos productos.
• Captar nuevos clientes.
• Promocionar mi valor añadido.
• Tratar con mis clientes en un entorno diferente.
• Diferenciarme de mis competidores.
• Conocer más a fondo mi mercado.
• Movilizar mis activos.
• Dejar constancia de que soy un miembro activo dentro de una profesión dinámica.
• Consolidar y mejorar mi imagen de marca y mi reputación.
• Informar a la prensa especializada.

2. ¿Cómo puedo responder a las principales aspiraciones de los visitantes?

• Mostrándoles nuevos productos y ofreciendo demostraciones.
• Actualizando sus conocimientos.
• Entablando contacto y afianzando relaciones comerciales con sus proveedores habituales y otros nuevos.
• Recopilando información precisa, con el objeto de preparar pedidos o hacer inversiones.
• Aportando soluciones a los problemas.
• Ofreciendo información general.

3. ¿Qué debo tener en cuenta al elaborar mi plan estratégico?

• La feria debe formar parte de mi política de ventas y de marketing.
• Mi participación ha de centrarse en objetivos concretos previamente seleccionados.
• Conviene enviar invitaciones a clientes y representantes institucionales.
• Mi stand debe responder a los objetivos que me he planteado: ventas, lanzamiento de productos, imagen, etc.
• Mi personal debe estar motivado y permanecer activo.
• Debo buscar colaboraciones dentro del contexto de la feria y reforzar mi presencia mediante herramientas promocionales.

4. ¿Cuál debe ser mi presupuesto para la feria?

• Compare los costes de instalación y decoración con los paquetes disponibles.
• Calcule el rendimiento que quiere obtener de su inversión. 
• Calcule el número de clientes (nuevos y existentes) con los que quiere reunirse, así como el número de citas que desea conseguir.
• Analice los resultados de la feria. Celebre una sesión informativa posterior al evento y analice: la información aportada por los visitantes, los medios y la competencia; los contactos; el seguimiento de los visitantes que han acudido al stand; los gastos reales; los pedidos registrados.

5. ¿Qué medidas de comunicación debo adoptar?

Antes de la feria: Informe de su presencia en la feria/desarrolle actividades de comunicación con las herramientas propuestas.

• Publique literatura promocional y de ventas.
• Envíe invitaciones a sus clientes, tanto a los existentes, como a los potenciales.
• Informe de su presencia (utilice para ello las herramientas promocionales de la feria: e-mailing, incluya un anuncio en su página web y en la de la feria, etc.)
• Planifique su interacción con la prensa. Envíe a la oficina de prensa un kit de calidad para los medios. 
• Averigüe cuál es la campaña publicitaria del organizador (campaña en los medios y operaciones de prensa). 
• Ponga a trabajar a su equipo de relaciones públicas: celebre conferencias de prensa, realice presentaciones de productos, talleres, recepciones VIP, etc.

Durante la feria: Diseñe y prepare su stand. Cuanto más dinámico mejor.

• La organización de su espacio es clave: reserve una zona para recibir a los visitantes; contrate azafatas y personal de marketing; defina las tareas y afine los puntos de vista. 
• Haga de su stand un lugar dinámico: presente aspectos innovadores y nuevos productos, organice demostraciones y concursos, distribuya regalos, etc.

Después de la feria: Mantenga el contacto.

• Manténgase en comunicación con los nuevos contactos hechos durante la feria: envíe notas de agradecimiento o la documentación solicitada, confirme pedidos, etc.
• Haga un seguimiento de los invitados ausentes.
• Póngase en contacto con las personas que acudieron a la feria, pero no visitaron su stand (utilice para ello las listas de asistencia).

6. Trucos para tenerlo todo a punto

• Identifique claramente las responsabilidades: «Quién es responsable de qué»
• Enumere las actuaciones que han de llevarse a cabo.
• Confeccione un calendario.
• Establezca plazos para no tener que correr a última hora.
• No infravalore el volumen de trabajo que debe asumir.