¡Sáquele el máximo partido a su evento!
Para tener éxito en una feria, no basta con reservar un espacio e instalar un stand. La comunicación ocupa un lugar primordial. El tiempo que invierta en la preparación y organización tendrá su recompensa. A continuación, encontrará los puntos sobre los que ha de reflexionar antes, durante y después de la feria.
- ¿Por qué deseo participar en la feria?
- ¿Cómo puedo responder a las principales aspiraciones de los visitantes?
- ¿Qué debo tener en cuenta al elaborar mi plan estratégico?
- ¿Cuál debe ser mi presupuesto para la feria?
- ¿Qué medidas de comunicación debo adoptar?
- Trucos para tenerlo todo a punto
1. ¿Por qué deseo participar en la feria?
Para…
- Mostrar mis nuevos productos.
- Captar nuevos clientes.
- Promocionar mi valor añadido.
- Tratar con mis clientes en un entorno diferente.
- Diferenciarme de mis competidores.
- Conocer más a fondo mi mercado.
- Movilizar mis activos.
- Dejar constancia de que soy un miembro activo dentro de una profesión dinámica.
- Consolidar y mejorar mi imagen de marca y mi reputación.
- Informar a la prensa especializada.
2. ¿Cómo puedo responder a las principales aspiraciones de los visitantes?
- Mostrándoles nuevos productos y ofreciendo demostraciones.
- Actualizando sus conocimientos.
- Entablando contacto y afianzando relaciones comerciales con sus proveedores habituales y otros nuevos.
- Recopilando información precisa, con el objeto de preparar pedidos o hacer inversiones.
- Aportando soluciones a los problemas.
- Ofreciendo información general.
3. ¿Qué debo tener en cuenta al elaborar mi plan estratégico?
- La feria debe formar parte de mi política de ventas y de marketing.
- Mi participación ha de centrarse en objetivos concretos previamente seleccionados.
- Conviene enviar invitaciones a clientes y representantes institucionales.
- Mi stand debe responder a los objetivos que me he planteado: ventas, lanzamiento de productos, imagen, etc.
- Mi personal debe estar motivado y permanecer activo.
- Debo buscar colaboraciones dentro del contexto de la feria y reforzar mi presencia mediante herramientas promocionales.
4. ¿Cuál debe ser mi presupuesto para la feria?
- Compare los costes de instalación y decoración con los paquetes disponibles.
- Calcule el rendimiento que quiere obtener de su inversión.
- Calcule el número de clientes (nuevos y existentes) con los que quiere reunirse, así como el número de citas que desea conseguir.
- Analice los resultados de la feria. Celebre una sesión informativa posterior al evento y analice: la información aportada por los visitantes, los medios y la competencia; los contactos; el seguimiento de los visitantes que han acudido al stand; los gastos reales; los pedidos registrados.
5. ¿Qué medidas de comunicación debo adoptar?
Antes de la feria: Informe de su presencia en la feria/desarrolle actividades de comunicación con las herramientas propuestas.
- Publique literatura promocional y de ventas.
- Envíe invitaciones a sus clientes, tanto a los existentes, como a los potenciales.
- Informe de su presencia (utilice para ello las herramientas promocionales de la feria: e-mailing, incluya un anuncio en su página web y en la de la feria, etc.)
- Planifique su interacción con la prensa. Envíe a la oficina de prensa un kit de calidad para los medios.
- Averigüe cuál es la campaña publicitaria del organizador (campaña en los medios y operaciones de prensa).
- Ponga a trabajar a su equipo de relaciones públicas: celebre conferencias de prensa, realice presentaciones de productos, talleres, recepciones VIP, etc.
Durante la feria: Diseñe y prepare su stand. Cuanto más dinámico mejor.
- La organización de su espacio es clave: reserve una zona para recibir a los visitantes; contrate azafatas y personal de marketing; defina las tareas y afine los puntos de vista.
- Haga de su stand un lugar dinámico: presente aspectos innovadores y nuevos productos, organice demostraciones y concursos, distribuya regalos, etc.
Después de la feria: Mantenga el contacto.
- Manténgase en comunicación con los nuevos contactos hechos durante la feria: envíe notas de agradecimiento o la documentación solicitada, confirme pedidos, etc.
- Haga un seguimiento de los invitados ausentes.
- Póngase en contacto con las personas que acudieron a la feria, pero no visitaron su stand (utilice para ello las listas de asistencia).
6. Trucos para tenerlo todo a punto
- Identifique claramente las responsabilidades: «Quién es responsable de qué»
- Enumere las actuaciones que han de llevarse a cabo.
- Confeccione un calendario.
- Establezca plazos para no tener que correr a última hora.
- No infravalore el volumen de trabajo que debe asumir.